Konferanse Oslo

Mål med konferansen

Når man skal arrangere en konferanse i Oslo, er det viktig å først og fremst finne et mål for den. Hva skal konferansen handle om, og hva ønsker man å oppnå med arrangementet? Ønsker man å formidle et spesifikt budskap? På en konferanse får man anledning til å diskutere ulike temaer med andre i samme bransje, lytte til spennende foredrag og skape gode forbindelser som er nyttige for senere samarbeid. Det sosiale er vel så viktig som det faglige. Men det kreves likevel god planlegging og mye arbeid i forkant å skape et vellykket arrangement. I tillegg bør man være tidlig ute med å bestemme seg for hvor konferansen skal finne sted. Hva med å legge konferansen til Oslo? 

Legg konferansen til Oslo

Har du hatt en vellykket konferanse tidligere, og ønsker å leie samme lokale til årets arrangement fordi alt fungerte så godt sist? Det er mange fordeler ved det, ikke minst fordi man allerede har etablert kontakt med stedets prosjektteam og kjenner lokalets fasiliteter. Alle erfaringer fra tidligere er gode å ha med seg når man skal i gang med planleggingen av et nytt arrangement. Dersom konferansen foregikk i lokaler utenfor hovedstaden sist, hvorfor ikke ha konferanse i Oslo denne gang? Da har du straks et større antall konferanselokaler å velge mellom, og ikke minst er det svært praktisk med hensyn til framkommeligheten. I Oslo sentrum tar man seg raskt til alle sentrale lokaler enten til fots eller via kollektivtransport, og for dem som kommer med fly eller tog fra andre kanter av landet eller utlandet, er veien kort fra sentralbanestasjonen. 

En annen god grunn til å ha konferanse i Oslo, er at man har stor tilgang på hoteller hvor som helst i byen. Mange hoteller samarbeider med konferansearrangører om overnattingstilbud til både deltakere og gjester. Ved å ha konferansen i Oslo får man dessuten anledning til å stikke ut i pausene og nyte bylivet på en kafé, eller gå på sightseeing en ettermiddag mens man allikevel er i byen noen dager. Hovedstaden har hatt en spennende byutvikling de senere årene, og man trenger ikke gå langt for å finne flotte severdigheter. Dessuten er det hyggelig å få vist fram byen til dem som deltar på konferansen – Oslo har noe å by på for enhver smak!

Hva bør man se etter ved et lokale?

Hvis det er første gang du arrangerer en konferanse, er Oslo et godt valg. Her finner du mange lokaler som kan tilby sin ekspertise på flere plan. De kan bidra med både den praktiske tilretteleggingen inne i lokalet og gjennomføringen av selve konferansen. I Oslo kan man også leie inn et eventbyrå til å sørge for alt dette. Sjekk ut noen lokaler på nettet, og ta en ringerunde for å høre hva de kan tilby. Det er flere ting å ta hensyn til når man skal finne det lokalet som egner seg best. 

Spør deg først hvor mange deltakere du ønsker å invitere. Er det snakk om store organisasjoner eller bedrifter, trenger man et stort konferanselokale som rommer mange hundre mennesker. Dersom det er snakk om en mellomstor konferanse, har du enda flere valgmuligheter hvis du vurderer å legge konferansen til Oslo. Her finnes det et stort antall konferanselokaler i alle størrelser. Når du har landet på et par aktuelle lokaler, bør du ta en runde på befaring for å se hvordan det kan legges til rette for arrangementet på best mulig måte. Er det riktig størrelse i forhold til antall deltakere? 

Et velegnet konferanselokale bør ha god takhøyde og ventilasjon når mange mennesker skal samles på ett sted over kanskje flere dager. Sjekk at belysningen er god, eller om lokalet har store vinduer som gir naturlig dagslys. Hva med å leie et lokale i høyden med panoramautsikt over byen? På den måten får man anledning til å vise sine gjester den vakre hovedstaden fra flere vinkler. 

Det viktigste er uansett at lokalet har de fasilitetene man ønsker seg, med en arena for pauser og bespisning der folk kan møtes og knytte kontakt. Det finnes lokaler som passer til alle slags konferanser i Oslo. Hør med kontaktpersonen i lokalet hvilke erfaringer de har når det gjelder akkurat din type konferanse, og om de kan foreslå en planløsning som fungerer for dere. Kanskje har de ikke alt det tekniske utstyret som skal til, men da kan de helt sikkert foreslå en leverandør av dette. Skal man ha en konferanse i Oslo, vil de fleste lokaler i tillegg ordne med bestilling av mat samt booking av underholdning underveis i programmet og til festen etterpå. Det er vanlig å avslutte en konferanse med en bedre festmiddag. Forhør deg om hvordan de kan organisere dette for deg ved for eksempel å foreslå valg av meny og drikke samt bordplassering. Det er svært funksjonelt med et lokale som har flere tilstøtende rom, for eksempel til middagsserveringen senere.

Slik planlegger du konferansen

Når lokalet er i boks, kan du samle dine medarbeidere og gå i gang med planleggingen av selve arrangementet. Det gjelder å ha et godt prosjektteam rundt seg da planleggingen nødvendigvis vil stjele tid fra dine andre daglige arbeidsoppgaver. Fordel arbeidsmengden i ulike grupper med hver sin ansvarlige for kommunikasjonen på konferansestedet, for kontakten med foredragsholdere, markedsføringen og sponsorhåndteringen. 

For å redusere budsjettet er det lurt å skaffe samarbeidspartnere eller sponsorer som kan bidra. Gå sammen om å lage en markedsplan og finn et slagord som gjenspeiler budskapet for konferansen. Oslo har flere store aktører enn i andre byer, så det er mange å spørre. La sponsorene få delta med sine produkter eller tjenester på arrangementet slik at du gir noe tilbake til dem som bidrar økonomisk, og sørg for at deres tjenester er synlige for publikum. Spør dere hvordan dere kan gjøre konferansen til en levende møteplass for deltakerne, og sett av tid til idémyldring med både sponsorer og medarbeidere. 

Har dere hatt en konferanse i Oslo tidligere, kan dere diskutere hva som fungerte godt sist gang, og hvordan man kan få det som ikke fungerte, til å bli en suksess denne gangen. La gjerne en rød tråd gå gjennom arrangementet ved for eksempel å ha et underholdningsinnslag som matcher temaet dere har satt, eller et produkt som viser hva dere står for. Finn ut hvordan dere kan skape blest omkring temaet i mediene. En større konferanse i Oslo vil kunne få dekning i både TV og radio samt i landets store aviser – særlig hvis man velger et navn for konferansen som vekker oppsikt. En kjent foredragsholder vil også kunne være med på å trigge nysgjerrigheten. 

Konferansens innhold

Når lokaler og tema for konferansen er på plass, henter dere inn en god konferansier til å live opp mellom foredragene. En konferanse kan fort bli en langtekkelig affære om man ikke holder publikum i ånde underveis! Derfor er det viktig å også ha noen gode underholdningsinnslag eller musikk, som for eksempel en DJ, for å sikre at publikum blir værende i lokalet. Sørg også for at det blir god tid til pauser slik at gjestene får seg en matbit og noe å drikke. Det er lurt å ha flere matstasjoner på samme sted slik at man unngår lange køer mellom innslagene. Å ha en oversiktlig tidsplan er en viktig forutsetning for å lykkes med en konferanse. I Oslo finner du mange konferansesentre som hjelper deg med å holde tidsskjemaet og legge til rette for at alt kommer i havn på best mulig måte. Ta også høyde for at problemer kan dukke opp underveis når så mange mennesker samles på ett sted. Et godt team av medhjelpere er derfor alfa og omega. 

Les mer om hvordan du planlegger en konferanse.

Vi koordinerer konferansen for deg

Vil du frigjøre dine kollegers arbeidstid? Hos oss får du hjelp av en erfaren prosjektleder som koordinerer hele opplegget for deg. Dermed slipper du å forholde deg til ulike leverandører og 10 forskjellige kontaktpersoner. Vi gjør den praktiske jobben for deg, så kan du konsentrere deg om å forberede innholdet på konferansen. Vi tilbyr skreddersydde løsninger tilpasset dine ønsker og behov. Kontakt oss i dag for en uforpliktende samtale.