Kurs og konferanse

Slik planlegger du kurs og konferanse

Når man skal gå i gang med å arrangere enten et kurs eller en konferanse, bør man starte planleggingen på et tidlig tidspunkt, da det er mange brikker som skal på plass. Det første man bør gjøre, er å skaffe et egnet lokale. Et lokale skal ha de rette fasilitetene for din type arrangement, og det skal også ha riktig størrelse i forhold til antall deltakere. Med andre ord bør man skaffe oversikt over hvor mange man ønsker å invitere og gjerne få bekreftet deltakelsen før man booker lokalet.

Gå på befaring i lokalene

Det finnes mange ulike lokaler som egner seg for både kurs og konferanse, som kan romme et større antall kursdeltakere, og som samtidig har tilstøtende rom som passer godt til mindre og mellomstore kurs. Mens en konferanse som regel krever lokaler av litt størrelse, bør ikke et kurslokale være hverken for stort eller for lite. Skal du arrangere et kurs, er det viktig å ikke ha for stor avstand mellom kursholder og deltakere. Det er også viktig at lokalet er egnet for læring – at det har rikelig med dagslys eller god belysning. 

Både når det gjelder kurs og konferanse, bør man finne lokaler med god takhøyde og ventilasjon for å unngå dårlig luft, noe som er svært viktig for å holde seg våken og opplagt underveis. I tillegg bør lokalet ha en arena der folk kan slappe av i pausene, få seg en matbit og sosialisere. Kurs og konferanser er ikke bare til for læring og utveksling av faglig kunnskap, de er også til for å skape kontakt mellom deltakerne slik at de kan bygge nettverk. For å sikre deg at lokalene har de fasilitetene du trenger, lønner det seg å gå på befaring før du bestemmer deg. Sjekk ut de konferanselokalene i Oslo som egner seg best for kurs og konferanser og sammenlign prisene før du avtaler tid for befaringen. Det er først når du kommer inn i lokalet at du virkelig får se hva lokalet har å by på. I tillegg får du opprettet kontakt med stedets arrangementsansvarlige, noe som er nyttig når dere sammen skal legge til rette for kurset eller konferansen. 

Hva trengs av utstyr til kurs og konferanse? 

Mange utleielokaler har god erfaring med å legge til rette for alle typer kurs og konferanser. Hør med kontaktpersonen på stedet om de har det nødvendige tekniske utstyret som trengs til deres type arrangement. Har de ikke det, kan de helt sikkert foreslå en leverandør av dette. 

Skal du holde et kurs for dine ansatte, bør dere ha projektor og pc-er til rådighet. Dersom du trenger å leie lokale til seminar eller workshop, holder det kanskje med penn og papir og et whiteboard. Det viktigste er at lokalene har en god atmosfære og passe store, slik at man skaper nærhet til deltakerne. En workshop skal være et lekent arrangement der man kan få utfolde seg og oppnå tettere forbindelse mellom seg selv og medarbeiderne, derfor er det viktig å finne et lokale som gir en lun og god ramme rundt arrangementet. 

Til en større konferanse trengs det nødvendigvis mer utstyr enn til et kurs eller en workshop. Et slikt arrangement krever store lerreter til bildefremvisninger og logoer, og gjerne flere storskjermer andre steder i lokalet. Når mange mennesker er samlet, trenger man først og fremst et godt lydanlegg med gode mikrofoner, i tillegg til talerstol og scene. En konferanse kan vare over flere dager, og for å holde på folks oppmerksomhet, er det derfor lurt å leie inn en god konferansier eller en komiker til å live opp mellom de faglige innslagene. Hvis man ønsker å avslutte med en bedre middag for konferansedeltakerne, bør man også ha et underholdningsinnslag om kvelden. Til dette trengs et godt lydanlegg, noe konferanselokalet kan være behjelpelige med å fremskaffe. Les mer om hva du bør tenke på når du planlegger en konferanse. 

Service i lokalet

Til et større arrangement, som en konferanse ofte er, vil det være nødvendig med et arbeidsteam som kan bistå deg i planleggingen og tilretteleggingen. Flere konferanselokaler i Oslo har egne team som bistår deg med alt fra hjelp til å få på plass det tekniske utstyret til gjennomføringen av hele arrangementet. Det gjelder derfor å ha en god tidsplan over hva som skal foregå når. I tillegg er det viktig å huske på bevertning. Enten man ønsker å leie et lokale med egen kantine eller tilstøtende rom til servering av mat, så vil lokalet kunne ordne med servering av mat. Både når det gjelder kurs og konferanse, kan man finne lokaler som tilbyr ulike konferansepakker bestående av lunsjmeny eller middagsmeny. Hør med lokalet når du er på befaring. Til festmiddagen vil de også kunne bidra med dekking av bord og serveringshjelp. Kort sagt, det er en fordel å finne lokaler som kan gi dere den servicen dere har behov for.  

Hvorfor velge et lokale i Oslo?

I Oslo finnes det utallige lokaler som egner seg for kurs og konferanse. Dersom din bedrift ligger her, er det svært praktisk å leie et lokale i samme by. Skal man holde kurs eller konferanse for bedrifter som ligger andre steder i landet, vil Oslo være et fint utgangspunkt for samlingen. Det er mange fordeler ved å legge kurset og konferansen til sentrum. Kommer man utenbys fra med tog og fly, er det gåavstand til de fleste lokaler meste fra Jernbanetorget, og med kollektivtransport kommer man seg raskt rundt i byen. Ikke minst er det her de aller fleste hotellene ligger, og mange konferansesteder har egne konferansehoteller i tilknytning til lokalet. Hør med ulike hoteller om de har egne pakkeløsninger for din gruppe deltakere. Skal du ta med dine medarbeidere på et to-dagers kurs til hovedstaden, kan du finne rimelige og gode overnattingsmuligheter i alle deler av byen. 

En annen god grunn til å holde kurs og konferanse i Oslo, er at man får anledning til å oppleve byens puls og rytme samtidig som man får faglig påfyll. Man får rett og slett følelsen av «å være der det skjer», og det gir ofte rom for sosial samling i etterkant av arrangementet. Ønsker du å vise fram hovedstaden for dine utenlandske konferansedeltakere, kan du for eksempel leie et luftig lokale i høyden med panoramautsikt over byen og den flotte naturen som omkranser den. Ingenting gjør gjestene mer imponert enn det! I tillegg kan man organisere en utflukt til Bygdøy, fjordcruise eller en vandring langs den nye Bjørvika-havnen. Et opphold i Oslo gir dessuten deltakerne anledning til å stikke ut i pausene og ta seg en kaffekopp på kafé, eller gjøre nødvendige ærend mens man først er i byen. Har man hatt kurs for sine ansatte, kan man avslutte dagen med en hyggelig middag på en av byens mange restauranter og kanskje også en tur på «Latter» for å se et morsomt show om kvelden? Det er mange ting å finne på i hovedstaden – bare man sørger for å legge en liten plan i forveien!