Planlegge konferanse

Det er mye som skal på plass når man skal holde et kurs eller en konferanse, og mange smådetaljer som skal på plass for at arrangementet skal bli gjennomført etter planen. Vi har laget en liten huskeliste med tips til deg som skal planlegge en konferanse/arrangement. 

Slik får du et vellykket arrangement

Det første du bør gjøre når du planlegger en konferanse eller et arrangement, er å sette deg ned med eventuelle involverte parter og lage en plan for hva slags type arrangement dere ser for dere. Skal det være en tradisjonell konferanse, en workshop, utstilling eller messe – eller noe helt annet? Bestem dere for hvor mange deltagere dere skal invitere. Dette blir utgangspunktet når du begynner å lete etter riktig lokale for ditt arrangement. Når dette er gjort kan du starte på den administrative biten: 

• Reservasjon av konferansested

• Deltakeroversikt

• Invitasjoner/påmelding

• Tidsplan og program for arrangementet

• Bekreftelse og kursprogram til deltakere

• Deltakermateriell

Reservasjon av konferansested

Finn ut av hvilket konferanselokale som egner seg, og reserver dette. Så snart lokalet er på plass, kan du tenke på de andre detaljene. 

Deltageroversikt

Lag en deltageroversikt over hvem du ser for deg å invitere. Vi anbefaler deg å ta utgangspunkt i at alle inviterte gjester takker ja til arrangementet, men noen vil naturligvis falle fra. 

Invitasjoner og påmeldingsfrist

Når dette er gjort, kan du lage invitasjoner og sende de ut. Det er lurt å be om påmelding innen en viss dato, slik at du vet hvor mange som faktisk kan komme. I invitasjonen kan du også legge ved litt informasjon om tema og f.eks. hvilke foredragsholdere som kommer. Den detaljerte planen trenger ikke å formidles i dette stadiet, det kan du spare til selve arrangementdagen. 

Tidsplan og program

Lag tidsplan og program for arrangementet. Her kan det være lurt å tenke litt på hvor mange pauser du vil legge inn, og om det skal være matservering eller ikke. Forhør deg gjerne med konferansestedet om de har noen tips og råd. Som regel har de god erfaring med mange forskjellige typer arrangement, og kan bistå deg med dette. 

Bekreftelse og kursprogram

Når det nærmer seg dato for din konferanse, kan det være lurt å sende ut en påmeldingsbekreftelse og et foreløpig kursprogram. For å unngå forvirring ved eventuelle endringer i siste liten, anbefaler vi alltid å ikke gi en for detaljert oversikt over programmet før selve kursdagen. 

Deltagermateriell

I forkant av konferansen bør du trykke opp en liten brosjyre eller flyer med litt informasjon om program for dagen, samt litt bakgrunnsinformasjon om foredragsholdere osv. Dette er nyttig informasjon for deltagerne. 

Velg riktig meny til konferansen

Når du planlegger en konferanse, bør du alltid ha servering – uansett om det bare er et frokostmøte eller en workshop som går over hele dagen. Mange konferansesentre tilbyr alt fra enkel fingermat til servering av flere retter. Til et dagarrangement anbefaler vi alltid tapas eller buffet, slik at ikke det går for lang tid på spisingen. Til frokostmøter er det naturlig å servere påsmurte rundstykker.

Når dagen nærmer seg slutten, anbefaler vi litt snacks og f.eks. litt kake for å øke blodsukkeret på gjestene. Dette kan være avgjørende for å få fullt fokus på de siste foredragene/workshopene.

Skal det være bankett eller festmiddag på kvelden, kan det også være lurt å legge opp til en aperitiff med noe lett å bite i, slik at ikke gjestene går for lenge uten mat i magen.

På konferansedagen

Så er dagen omsider kommet, og det er duket for ditt arrangement. Har du planlagt konferansen godt i forkant, skal du ikke behøve å gjøre så mye annet på selve dagen enn å ta deg av deltagerne. Et par ting kan du forberede for å skape et godt helhetsinntrykk: 

Ved ankomst

• Plasser et skilt eller en banner ved inngangen, slik at gjestene vet at de har kommet til riktig sted.

• La gjestene henge fra seg før de kommer til registrering.

• Legg ut navnelapper slik at deltagerne kan finne de selv. Dermed sparer dere tid.

• Skal det være kaffe og frukt ved registreringen? Eller kanskje litt frokost hvis det er en heldagskonferanse?

Selve konferansen/arrangementet

• Hvilket oppsett skal det være i konferanselokalet?

• Sjekk at alle grupperom/møterom er klargjort før arrangementet starter.

• Bevertning/selvbetjening under arrangement og i pauser.

• Tilrettelegging for pc, projektor osv.

• Nødvendig teknisk utstyr og betjening av dette.

• Bruk pausene til å prate med deltagerne.

• Blomster/gaver til foredragsholdere må ligge lett tilgjengelig.

• Skal lokalet pyntes med blomster?

• Gjør en avtale med en eventuell fotograf, slik at du vet du får de bildene du ønsker fra arrangementet.

Vi hjelper deg å planlegge konferansen

På Stratos har vi proffe og dedikerte prosjektledere som bistår deg i hele prosessen når du planlegger en konferanse. Vi skreddersyr opplegget etter deres preferanser og behov, og hjelper deg fra A til Å. Kontakt oss i dag for en uforpliktende samtale.